Les actes són documents que permeten consignar oficialment els fets. L'acta s'utilitza per documentar l'esdeveniment tal com va succeir, per referir-lo quan sigui necessari, per compartir informació de manera oficial i correcta i per a la protecció legal. L'anunci oficial de l'incident es fa mitjançant acta.

Què és un minut?

Conservar les actes és el procés d'enregistrar oficialment el contingut d'un esdeveniment, una reunió, un procés de transacció o una conversa exactament tal com és. Es conserven actes per proporcionar protecció en els processos judicials, per documentar oficialment l'incident, per referir-lo com a document oficial en els processos judicials i per transmetre amb precisió la situació.

Les actes elaborades per institucions oficials poden ser signades per la policia, notari, jutjats, empreses, oficines governamentals o institucions oficials.

Com conservar els minuts?

Com que les actes són documents oficials, hi ha determinades normes que s'han de seguir a l'hora d'elaborar-les. Els procediments de conservació d'actes poden tenir canvis i detalls diferents sobre la naturalesa i la ubicació de l'esdeveniment a registrar. Podeu aplicar les condicions següents com a exemple de com conservar els minuts:

Abans de començar el contingut de l'acta, cal escriure el títol d'acord amb les normes. Si no hi ha una situació especial per a l'incident objecte de l'informe, el títol s'ha d'escriure al mig de la pàgina i en majúscules com a "ACTES".
Després d'indicar la naturalesa de l'incident descrit a l'informe, s'ha de proporcionar informació detallada sobre l'incident. A més de la informació detallada sobre l'incident, també s'ha d'incloure a l'informe com s'ha obtingut la informació de l'incident.
També s'ha d'indicar clarament informació com ara on s'ha produït l'incident, la data i l'hora, així com quin ha estat l'incident.
Si hi ha indicis que es puguin considerar com a evidència sobre l'esdeveniment esmentat a l'informe, també s'han d'afegir a l'informe. També s'ha d'incloure a l'informe informació sobre com s'han obtingut les proves.
Si l'acta ocupa més d'una pàgina, la part posterior de les pàgines s'ha de deixar en blanc i les pàgines noves s'han de numerar.
També són necessàries les signatures humides de les persones la informació de les quals s'inclou a l'acta. Les actes sense signatures no són vàlides.

Coses a tenir en compte a l'hora de preparar l'acta

Com que les actes són documents oficials, s'han de seguir determinades plantilles i normes a l'hora de preparar les actes. Els punts importants a l'hora de preparar l'acta són els següents:

S'ha de preparar en papers A4 o A5.
El títol de l'acta s'ha d'escriure en majúscules al mig de la pàgina.
S'han d'incloure detalladament la data i l'hora de l'incident, els detalls sobre com es va produir l'incident i com es va conèixer l'incident.
A l'informe també s'ha d'incloure proves sobre l'incident.
També s'ha d'incloure la informació d'identitat de les persones citades a l'acta.
Al final de l'acta, s'ha d'incloure la data i l'hora de conservació de l'acta i les signatures de les persones esmentades perquè quedi clar el final.

De què serveixen els minuts?

Es conserva actes ja que són documents oficials en els casos en què cal denunciar la incidència. L'acta serveix com a protecció jurídica i jurídica dels fets ocorreguts, com a referència per a les situacions de gestió de l'empresa i les relacions treballador-empresari. Perquè les actes es presentin com a documents oficials i siguin útils per a la incidència, s'han d'elaborar amb informació i cura reals. Les actes es poden utilitzar com a documents oficials per a diferents esdeveniments i finalitats. Podem enumerar els avantatges de conservar els minuts de la següent manera:

Ofereixen protecció jurídica utilitzant com a prova en els processos judicials les actes conservades pel jutjat, el notari, les oficines o les institucions públiques.
En els casos en què s'exigeixin sancions o procediments penals, les actes es presenten als jutjats com a document oficial sobre el procés de l'incident.
A les institucions empresarials, es poden conservar actes per conservar detalls del contingut de reunions i debats. Aquestes actes es poden utilitzar en futures decisions.
Els actes conservats als llocs de treball es poden conservar per protegir l'empresari i l'empleat en els processos legals relacionats amb els esdeveniments laborals.

Com conservar els minuts segons les seves situacions?

En els casos en què cal deixar constància de la incidència, es poden aixecar actes, encara que en diferents àmbits. Es poden conservar actes per a la vida empresarial, l'educació i l'estat de salut, i els procediments legals o penals. En cas de situacions problemàtiques en els exàmens i tractaments hospitalaris, es pot conservar un informe d'estat de salut, un informe de sancions com la disciplina en la vida educativa, un informe per qualsevol problema en zones militars o un accident laboral.

Com mantenir un informe d'accident de trànsit?

L'informe d'accident de trànsit amb danys materials es pot elaborar d'acord amb les normes següents:

L'informe només l'han d'omplir en dues còpies les persones implicades en l'accident. Si estàs implicat en un accident, és obligatori omplir l'informe encara que no tinguis llicència.
Tot i que el formulari emplenat per a l'acta és una fotocòpia, a l'acta han d'estar presents les signatures humides de les parts.
Les dades del formulari s'han d'omplir de manera incompleta i s'ha d'indicar clarament la causa de l'accident.
Atès que l'informe no serà vàlid si no es poden identificar l'empresa i la pòlissa, s'han d'indicar de manera completa i precisa les companyies d'assegurances i els números de pòlissa de trànsit de les parts.
L'informe s'ha de presentar a la companyia d'assegurances en un termini de cinc dies hàbils.

Com conservar els informes militars?

En els camps militars, les actes solen tenir una plantilla fixa. Per exemple, si l'informe està relacionat amb un incident disciplinari, s'escriu un títol com a "INFORME DE DETECCIÓ INDISCIPLINÀRIA" a la part central superior de la pàgina de l'informe. Després d'indicar la data, l'hora exacta i el lloc exacte de l'incident, s'inclou a l'informe la informació sobre l'incident i els noms esmentats a l'incident. Després de constar al final la data en què es va aixecar l'acta, l'acta s'acaba d'acabar amb les signatures humides de les persones que s'esmenten a l'acta i de la persona que conserva l'acta.

Com conservar els informes dels estudiants?

Com en altres minuts, després d'escriure el títol de l'informe en majúscules, s'inclouen la data, l'hora, els detalls de l'esdeveniment i els noms esmentats a l'esdeveniment. Després d'afegir la data de l'acta al final, l'acta es finalitza amb les signatures humides de l'alumne, el professor, el subdirector i el director.